Cómo elaborar documentos de forma colaborativa con Google Drive

La edición de documentos en colaboración significa que múltiples personas pueden trabajar sobre el mismo documento a través de Internet. Es una herramienta muy útil para trabajar en grupo desde distintos sitios y para compartir archivos. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten, pero con la seguridad de conservar el historial de cambios del documento, lo que permite recuperar fácilmente cualquier estado anterior y ver quién hizo cada cambio.

Google Drive es un programa gratuito de Google para crear y almacenar documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de presentación básico, un editor de formularios destinados a encuestas, que ya vimos en un post anterior y un editor de dibujos y diagramas. Acepta además el almacenamiento online de cualquier archivo hasta alcanzar un máximo de 15 Gb y permite la transformación de documentos de un formato a otro.

A continuación podéis ver un vídeo explicativo  de Google Drive (antes Google Docs).

Principales ventajas de Google Drive

·         Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.

·       La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de MS Office, OpenDocument, PDF, HTML... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.

·         Su precio: Google Drive es una herramienta totalmente gratuita.

Inicio de la herramienta

Al acceder a Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros archivos y documentos.

Nuevo documento de texto

Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello haremos clic en “Crear”, y elegimos “Documento”. Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece un encabezado similar al Word y una hoja en blanco.

Guardar un documento

Google Drive va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Drive almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento.

Volvemos a la vista general y vemos el documento creado. Podremos seleccionarlo para realizar acciones sobre él con el menú superior: compartir (icono de persona), mover a (icono de carpeta), eliminar (icono de papelera), vista previa (icono de ojo) o marcarlo como destacado mediante la estrellita.

Subir un documento ya existente para editar en Google Drive

1. Clicamos en el botón rojo que está junto al botón “Crear” y elegimos “Archivos”.
2. Seleccionamos de nuestro ordenador el documento que queramos subir.
3. Comprobamos en la ventana de subida que en la configuración esté activada la conversión: “Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs”.

Organizar archivos

·         Podemos crear una carpeta para organizar mejor nuestros archivos. Para incluir archivos dentro de una carpeta, podemos arrastrarlos desde el panel principal al menú de la derecha donde están nuestras colecciones o utilizar el botón de la barra superior con el nombre “Organizar”.

·         En el menú de la izquierda tenemos una sección llamada “Mi unidad”, otra de “Compartido conmigo”, “Destacados” con todos los archivos que hayamos marcado con la estrella y “Recientes”. En la sección “Mi unidad” estarán todos los archivos creados por ti. Y en la sección “Papelera” se guardan los archivos que ya no nos interesan y podemos vaciarla cuando queramos.

·         Google Drive también cuenta con un buscador dentro del programa para localizar archivos.

Compartir y publicar un documento

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

• Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

• Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
• Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo.

Compartir un documento

1. Seleccionamos el documento que queramos compartir y elegimos la opción “Compartir” del menú superior o mediante el botón derecho del ratón. Nos aparecerá la pantalla “Configuración para compartir” desde la que añadiremos las direcciones de correo de las personas con las que queramos compartir el documento y el tipo de permiso. Esto mismo se puede hacer con las carpetas.

También se pueden eliminar colaboradores de los archivos o carpetas mediante la X que aparece al lado de cada nombre.

Y también veremos el enlace directo para compartir el archivo (sólo para colaboradores).

Permisos avanzados

• Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario puede cambiar los permisos”, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.

• Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.

• Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Enviar notificaciones por correo electrónico”. Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..."

• Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero sólo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Revisiones

Cuando creamos un documento en Google Drive, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las revisiones de Google Drive. Las revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas, que permanecen guardadas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido (cada colaborador aparece con un color diferente). Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo” – “Ver historial de revisión” de cualquier documento.

Cuando accedemos a las revisiones, lo hacemos al “Historial de revisiones”, que nos muestra (a la derecha del documento) todas las revisiones acumuladas para un documento, quién realizó cada modificación y cuándo. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas. Seleccionando una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó.

Descargar y enviar por correo

Otra opción de la que disponemos es descargar el documento a nuestro ordenador, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

-       OpenDocument (.odt): Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.

-       PDF (.pdf): Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

-       RTF (.rtf): Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.

-       Texto sin formato (.txt): Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato.

-       Microsoft Word (.docx): Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.

-       Página (.html, comprimido): Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo” – “Descargar como”. Al pulsar guardar, nos pedirá la carpeta en la que queremos guardarlo.

La opción “Publicar en la web” se encuentra justo debajo de “Descargar como” y te proporciona una URL o dirección web donde visualizar el archivo o documento. También te ofrece un código para insertar en tu web o blog.

Si tenéis cualquier duda sobre este tema, podéis plantearla en los comentarios.
¡Feliz semana!

Aprende a crear encuestas online con Google Drive

Seguimos con nuestras entradas sobre nuevas tecnologías, para que podáis añadir más capacidades a vuestro currículum, que faciliten vuestro acceso al empleo. Las encuestas online cada vez están más extendidas entre las empresas y organizaciones para evaluar, sobre todo, la satisfacción de los usuarios y es importante que los empleados sepan manejarse con este tipo de herramientas.

Google Drive, además de organizar, almacenar y compartir tus archivos online, como Dropbox, también te permite crear formularios online para la realización de encuestas, que luego puedes compartir por correo electrónico o publicar en tu web, como la que tiene la Federación en su web. A medida que las personas vayan respondiendo a la encuesta, puedes elegir que las respuestas se traduzcan en datos dentro de una hoja de cálculo en el mismo Google Drive, que también te permitirá visualizar los resultados en forma de gráficos.

Primer paso: Creación del formulario

1. Selecciona la opción "Crear” – “Formulario"
2. Selecciona un título y un diseño para tu formulario.
3. Añade descripción al formulario, y escribe tantas preguntas como quieras (puedes elegir el formato: tipo test, texto, etc.)
4. Puedes editar las preguntas con el botón con forma de lápiz que aparece a la derecha de cada pregunta.
5. Arriba a la izquierda, tenemos el botón “Añadir elemento” para ir añadiendo preguntas, secciones, etc.
6. También puedes cambiar el orden de las preguntas simplemente arrastrándolas con el ratón.
7. Una vez hayas terminado de crear la encuesta, pulsa el botón “Guardar” en la esquina superior derecha de la pantalla. Verás que te aparece una hoja de cálculo entre tus archivos de Google Drive con el nombre “Respuestas”.
8. Para editar el formulario, también puedes entrar en esta hoja de cálculo y seleccionar la opción “Formulario” – “Modificar formulario”.

Segundo paso: Formato y publicación del formulario 

- Para cambiar el formato del formulario, repite el paso de “Modificar formulario”, que hemos visto en el punto anterior.

- Selecciona el botón “Tema” en la parte superior izquierda de la pantalla y elige otro fondo entre todos los que hay.

- Para compartir la encuesta, puedes seleccionar la opción dentro de la hoja de cálculo “Formulario” - “Ir al formulario en directo”. Te aparecerá el formulario tal y como lo verá la gente. Puedes copiar la URL de la barra de direcciones y enviarla por correo electrónico.

- Otra opción es ir a “Formulario” – “Enviar formulario” y añadir directamente ahí las direcciones de correo de las personas a las que se lo quieras enviar. Te da la opción también de insertar la encuesta en un mensaje de correo.

- Debajo de estas dos opciones, hay una tercera: “Insertar formulario en una página web”. Si seleccionas esta opción, el programa te dará un código HTML que deberás copiar para insertar en tu página web.

Tercer paso: Resultados

- Una vez publicado el formulario, puedes recoger las respuestas en la hoja de cálculo que se había creado.

- Si desmarcas la opción “Se aceptan respuestas”, dentro del Formulario, cerrarás la encuesta y ya no se recogerán más datos

- Si seleccionas “Ver respuestas”, se abrirá la hoja de cálculo con las respuestas. Una vez allí, puedes seleccionar “Mostrar el resumen de respuestas”, dentro de la opción “Formulario”, y se te abrirá una nueva ventana con gráficos y estadísticas de las respuestas.

Si tenéis cualquier duda, podéis expresarla en los comentarios de esta entrada y estaremos encantados de resolverla.

¡Feliz semana a todos!