Cómo elaborar documentos de forma colaborativa con Google Drive

La edición de documentos en colaboración significa que múltiples personas pueden trabajar sobre el mismo documento a través de Internet. Es una herramienta muy útil para trabajar en grupo desde distintos sitios y para compartir archivos. Los usuarios pueden crear, modificar o borrar un mismo texto que comparten, pero con la seguridad de conservar el historial de cambios del documento, lo que permite recuperar fácilmente cualquier estado anterior y ver quién hizo cada cambio.

Google Drive es un programa gratuito de Google para crear y almacenar documentos en línea con la posibilidad de colaborar en grupo. Incluye un procesador de textos, una hoja de cálculo, un programa de presentación básico, un editor de formularios destinados a encuestas, que ya vimos en un post anterior y un editor de dibujos y diagramas. Acepta además el almacenamiento online de cualquier archivo hasta alcanzar un máximo de 15 Gb y permite la transformación de documentos de un formato a otro.

A continuación podéis ver un vídeo explicativo  de Google Drive (antes Google Docs).

Principales ventajas de Google Drive

·         Nuestros documentos se almacenan en línea: esto nos permite acceder a ellos desde cualquier ordenador con conexión a Internet, y compartirlos con quienes nosotros queramos, permitiendo incluso su edición.

·       La gran cantidad de formatos que soporta: con el procesador de texto podremos editar nuestros documentos de MS Office, OpenDocument, PDF, HTML... y guardarlos con el mismo formato u otros distintos.

·         Su precio: Google Drive es una herramienta totalmente gratuita.

Inicio de la herramienta

Al acceder a Google Drive nos aparece la pantalla de inicio. Aquí podremos ver todos nuestros archivos y documentos.

Nuevo documento de texto

Comenzaremos por la creación de un nuevo documento de texto. Para ello haremos clic en “Crear”, y elegimos “Documento”. Se abrirá una nueva ventana o pestaña, en la que nos aparece un encabezado similar al Word y una hoja en blanco.

Guardar un documento

Google Drive va guardando automáticamente tu documento. Si ahora cerrásemos el navegador accidentalmente o apagásemos el ordenador, nuestro documento no se perdería, y lo tendríamos disponible al iniciar una nueva sesión. Si alguna parte de él no se hubiese guardado, un mensaje nos daría la opción de hacerlo. Si no lo hacemos, perderíamos la última parte del documento, pero no lo guardado anteriormente. Google Drive almacena estas grabaciones, y nos permite volver a versiones anteriores de nuestro documento.

Volvemos a la vista general y vemos el documento creado. Podremos seleccionarlo para realizar acciones sobre él con el menú superior: compartir (icono de persona), mover a (icono de carpeta), eliminar (icono de papelera), vista previa (icono de ojo) o marcarlo como destacado mediante la estrellita.

Subir un documento ya existente para editar en Google Drive

1. Clicamos en el botón rojo que está junto al botón “Crear” y elegimos “Archivos”.
2. Seleccionamos de nuestro ordenador el documento que queramos subir.
3. Comprobamos en la ventana de subida que en la configuración esté activada la conversión: “Convertir los archivos que has subido al formato de Google Docs”.

Organizar archivos

·         Podemos crear una carpeta para organizar mejor nuestros archivos. Para incluir archivos dentro de una carpeta, podemos arrastrarlos desde el panel principal al menú de la derecha donde están nuestras colecciones o utilizar el botón de la barra superior con el nombre “Organizar”.

·         En el menú de la izquierda tenemos una sección llamada “Mi unidad”, otra de “Compartido conmigo”, “Destacados” con todos los archivos que hayamos marcado con la estrella y “Recientes”. En la sección “Mi unidad” estarán todos los archivos creados por ti. Y en la sección “Papelera” se guardan los archivos que ya no nos interesan y podemos vaciarla cuando queramos.

·         Google Drive también cuenta con un buscador dentro del programa para localizar archivos.

Compartir y publicar un documento

Sin duda, uno de los mayores atractivos que nos ofrece Google Drive es poder compartir nuestros documentos con otros usuarios. Podemos desde colaborar en su creación y edición con otros usuarios, hasta publicarlo con una dirección propia, como si de una página web se tratase.

Vamos a definir los tipos de participantes a la hora de compartir:

• Propietario: Es el creador del documento. Puede editar el documento y eliminarlo, invitar a lectores y colaboradores, y cambiar algunos de sus derechos sobre el documento. Ningún colaborador puede eliminar la participación del propietario en el documento.

• Colaboradores: Son invitados por el propietario, aunque a su vez pueden invitar a otros colaboradores y lectores. Tienen derecho a leer, modificar, guardar e imprimir el documento.
• Lectores: Pueden leer el documento, guardárselo e imprimirlo.

Compartir un documento

1. Seleccionamos el documento que queramos compartir y elegimos la opción “Compartir” del menú superior o mediante el botón derecho del ratón. Nos aparecerá la pantalla “Configuración para compartir” desde la que añadiremos las direcciones de correo de las personas con las que queramos compartir el documento y el tipo de permiso. Esto mismo se puede hacer con las carpetas.

También se pueden eliminar colaboradores de los archivos o carpetas mediante la X que aparece al lado de cada nombre.

Y también veremos el enlace directo para compartir el archivo (sólo para colaboradores).

Permisos avanzados

• Los editores pueden añadir a personas y cambiar los permisos. Estando activo, permite a los colaboradores realizar invitaciones. Si se cambia a “Solo el propietario puede cambiar los permisos”, los colaboradores pierden ese privilegio. Podemos modificarlo en cualquier momento, no sólo al hacer una nueva invitación.

• Permitiendo que cualquiera pueda utilizar las invitaciones, un usuario puede ser invitado indirectamente a través de una lista de correo. Si en algún momento lo desmarcamos, eliminaremos a todos los colaboradores que no hayan sido invitados directamente a través de su dirección de correo.

• Es posible avisar a los usuarios con los que vamos a compartir el documento si marcamos “Enviar notificaciones por correo electrónico”. Podemos personalizar el aviso escribiendo en el campo Mensaje, aunque el aviso ya incluye el texto "He compartido contigo un documento que se llama..."

• Si elegimos “Pegar el documento en el mensaje de correo electrónico”, el documento se enviará en el cuerpo del mensaje. “Enviarme una copia” envía una copia a nuestro correo. Podemos compartir un documento con un máximo de 100 usuarios, pero sólo 10 podrán editarlo de forma simultánea.

Revisiones

Cuando creamos un documento en Google Drive, estamos constantemente editándolo y guardándolo. Y puede llegar el momento en el que nos interese recuperar la versión que teníamos hace un par de días, o simplemente echarle un vistazo.

Pues eso precisamente son las revisiones de Google Drive. Las revisiones de un documento forman un historial de sus versiones anteriores, copias del documento, pero antiguas, que permanecen guardadas. En ellas también aparecen las modificaciones hechas por nuestros colaboradores, si es un documento compartido (cada colaborador aparece con un color diferente). Y estas revisiones podremos ojearlas, compararlas con otras versiones más recientes, e incluso recuperarlas.

Podemos acceder a la pantalla de revisiones desde el menú “Archivo” – “Ver historial de revisión” de cualquier documento.

Cuando accedemos a las revisiones, lo hacemos al “Historial de revisiones”, que nos muestra (a la derecha del documento) todas las revisiones acumuladas para un documento, quién realizó cada modificación y cuándo. Desde aquí podremos seleccionar revisiones para compararlas o visualizarlas. Seleccionando una revisión se muestra el estado del documento en el momento en que se guardó.

Descargar y enviar por correo

Otra opción de la que disponemos es descargar el documento a nuestro ordenador, pudiéndolo editar después con otros programas. Primero debemos elegir cómo lo guardaremos. Para ello debemos tener en cuenta qué vamos a hacer después con el documento y de qué programas disponemos para leerlo o modificarlo.

Google Docs nos permite guardar nuestros documentos en los siguientes formatos:

-       OpenDocument (.odt): Necesitarás tener instalado el OpenOffice para abrirlo.

-       PDF (.pdf): Se usa principalmente para publicar archivos de texto. Se puede proteger para que no se modifique.

-       RTF (.rtf): Es un archivo de texto con formato, que podrás abrir con la mayoría de los editores.

-       Texto sin formato (.txt): Se puede abrir con todos los editores de texto, pero no soporta el texto con formato.

-       Microsoft Word (.docx): Necesitarás alguna versión de Word para abrirlo.

-       Página (.html, comprimido): Como una página web. Podrá abrirlo cualquier navegador.

Podemos descargarlo a nuestro disco duro desde el menú “Archivo” – “Descargar como”. Al pulsar guardar, nos pedirá la carpeta en la que queremos guardarlo.

La opción “Publicar en la web” se encuentra justo debajo de “Descargar como” y te proporciona una URL o dirección web donde visualizar el archivo o documento. También te ofrece un código para insertar en tu web o blog.

Si tenéis cualquier duda sobre este tema, podéis plantearla en los comentarios.
¡Feliz semana!

Aprende a crear encuestas online con Google Drive

Seguimos con nuestras entradas sobre nuevas tecnologías, para que podáis añadir más capacidades a vuestro currículum, que faciliten vuestro acceso al empleo. Las encuestas online cada vez están más extendidas entre las empresas y organizaciones para evaluar, sobre todo, la satisfacción de los usuarios y es importante que los empleados sepan manejarse con este tipo de herramientas.

Google Drive, además de organizar, almacenar y compartir tus archivos online, como Dropbox, también te permite crear formularios online para la realización de encuestas, que luego puedes compartir por correo electrónico o publicar en tu web, como la que tiene la Federación en su web. A medida que las personas vayan respondiendo a la encuesta, puedes elegir que las respuestas se traduzcan en datos dentro de una hoja de cálculo en el mismo Google Drive, que también te permitirá visualizar los resultados en forma de gráficos.

Primer paso: Creación del formulario

1. Selecciona la opción "Crear” – “Formulario"
2. Selecciona un título y un diseño para tu formulario.
3. Añade descripción al formulario, y escribe tantas preguntas como quieras (puedes elegir el formato: tipo test, texto, etc.)
4. Puedes editar las preguntas con el botón con forma de lápiz que aparece a la derecha de cada pregunta.
5. Arriba a la izquierda, tenemos el botón “Añadir elemento” para ir añadiendo preguntas, secciones, etc.
6. También puedes cambiar el orden de las preguntas simplemente arrastrándolas con el ratón.
7. Una vez hayas terminado de crear la encuesta, pulsa el botón “Guardar” en la esquina superior derecha de la pantalla. Verás que te aparece una hoja de cálculo entre tus archivos de Google Drive con el nombre “Respuestas”.
8. Para editar el formulario, también puedes entrar en esta hoja de cálculo y seleccionar la opción “Formulario” – “Modificar formulario”.

Segundo paso: Formato y publicación del formulario 

- Para cambiar el formato del formulario, repite el paso de “Modificar formulario”, que hemos visto en el punto anterior.

- Selecciona el botón “Tema” en la parte superior izquierda de la pantalla y elige otro fondo entre todos los que hay.

- Para compartir la encuesta, puedes seleccionar la opción dentro de la hoja de cálculo “Formulario” - “Ir al formulario en directo”. Te aparecerá el formulario tal y como lo verá la gente. Puedes copiar la URL de la barra de direcciones y enviarla por correo electrónico.

- Otra opción es ir a “Formulario” – “Enviar formulario” y añadir directamente ahí las direcciones de correo de las personas a las que se lo quieras enviar. Te da la opción también de insertar la encuesta en un mensaje de correo.

- Debajo de estas dos opciones, hay una tercera: “Insertar formulario en una página web”. Si seleccionas esta opción, el programa te dará un código HTML que deberás copiar para insertar en tu página web.

Tercer paso: Resultados

- Una vez publicado el formulario, puedes recoger las respuestas en la hoja de cálculo que se había creado.

- Si desmarcas la opción “Se aceptan respuestas”, dentro del Formulario, cerrarás la encuesta y ya no se recogerán más datos

- Si seleccionas “Ver respuestas”, se abrirá la hoja de cálculo con las respuestas. Una vez allí, puedes seleccionar “Mostrar el resumen de respuestas”, dentro de la opción “Formulario”, y se te abrirá una nueva ventana con gráficos y estadísticas de las respuestas.

Si tenéis cualquier duda, podéis expresarla en los comentarios de esta entrada y estaremos encantados de resolverla.

¡Feliz semana a todos!

Cómo compartir y guardar archivos online con Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea entre ordenadores, y compartir archivos y carpetas con otros. Esto resulta muy útil en tu organización diaria, ya que te permite guardar tus archivos más importantes y tenerlos siempre disponibles en tu ordenador de casa, en el trabajo, en tu móvil, en tu tablet o en la web, donde podrás acceder desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Por ejemplo, puedes tener guardado tu currículum en la carpeta de Dropbox, tu carta de presentación u otros documentos que necesites tener a mano y descargarlos, imprimirlos o compartirlos en cualquier momento que necesites. Además, Dropbox resulta muy útil para compartir archivos que pesan mucho y no se pueden adjuntar por correo electrónico.

Puedes ver aquí un vídeo explicativo de Dropbox.

Los archivos en la carpeta de Dropbox pueden ser compartidos con otras personas o acceder a ellos desde la página web de Dropbox. La cuenta "Basic" es gratuita y dispone de 2 Gb de almacenamiento.

Acceso a Dropbox

Crea una cuenta: http://db.tt/bAptm2Z. Utiliza este enlace y obtendrás 500 mb de almacenamiento adicional.

Descarga e instala Dropbox: Sigue el tutorial que te aparecerá al crear tu cuenta.

Organización

La carpeta Dropbox se instalará por defecto en tu carpeta de Documentos, pero puedes elegir una situación diferente al instalarlo. No debes cambiar la carpeta de sitio. Si quieres sacarla al escritorio, hay que hacer un acceso directo o el programa no encontrará la ruta.

También aparecerá un icono de Dropbox en tu barra de menú, junto al reloj del ordenador. En esta carpeta puedes incluir todos los archivos que quieras y acceder a ellos desde otros lugares.

Puedes instalarte Dropbox en tu casa y en tu trabajo, pero si quieres acceder a tu cuenta en otro ordenador puedes acceder a tu cuenta Dropbox en Internet (www.dropbox.com) sin necesidad de descargarte el programa.

Sincronizar archivos

No hay diferencia entre tu carpeta Dropbox y cualquier otra carpeta del sistema. Si queremos copiar uno o varios archivos basta con utilizar el “copiar-pegar” habitual.

Al guardar un documento en la carpeta Dropbox de tu ordenador es posible que tarde un poco en subirse para sincronizarse con el resto de dispositivos (dependerá del peso del archivo).

-     - Cuando el icono de la esquina del documento que subamos está en verde significa que ya se ha subido correctamente.

-  - Si está en azul significa que aún se está sincronizando.

 - Si está en rojo o sin icono, significa que no se han podido sincronizar los archivos. En el primer caso por culpa de un error y en el segundo, por falta de conexión a Internet.

Si tienes un archivo dentro de tu carpeta Dropbox y lo arrastras a otra carpeta de tu ordenador, se borrará de Dropbox (sería el equivalente a “cortar-pegar”). Por eso, es importante que tengas cuidado y utilices siempre “copiar-pegar”.

Compartir carpetas y archivos

Ahora que se trabaja mucho más online no sólo es importante poder acceder a ciertos documentos desde cualquier sitio sino poder compartirlos con otras personas.

-       Con usuarios de Dropbox: Puedes compartir cualquier carpeta de Dropbox y autorizar acceso a otros usuarios.

 Éste es el icono para representar una carpeta que está siendo compartida por varios usuarios.

-       Con cualquier persona: Puedes compartir cualquier documento con cualquier persona aunque no tenga Dropbox. Simplemente tienes que seleccionar el documento y elegir la opción “Compartir vínculo”, esto se traduce en un enlace, que quedará copiado en nuestro portapapeles y que puedes enviar por correo, redes sociales, publicar en tu web o lo que necesites. Cuando las personas hagan clic sobre el enlace accederán a tu contenido.

Compartir fotografías

En Dropbox hay una carpeta especial llamada “Photos”  donde puedes alojar a su vez otras carpetas con imágenes y fotos que quieres compartir y verlas en forma de galería.

Puedes compartir cada foto de forma individual, como hemos visto en el punto anterior, o seleccionar varias fotos y compartirlas a la vez. Puede ser por correo electrónico, redes sociales u obteniendo un enlace que podemos copiar donde queramos.

 

Historial de revisiones de un archivo

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando varias personas están trabajando sobre archivos alojados en Dropbox. Desde la interfaz web de Dropbox puedes ver quién añadió ese archivo, quién lo modificó o quién y cuándo lo borró. Se accede a esta información seleccionando el documento, haciendo clic en el botón “Más” y después en “Versiones anteriores”.

Además, en la interfaz web hay un apartado llamado “Actividades” que actúa como monitor de actividad y te ofrece la cronología de todo lo sucedido en Dropbox desde el comienzo.

Si has eliminado un archivo dentro de Dropbox en los últimos 30 días, puedes recuperarlo a través de la interfaz web.

1.    Entra en la carpeta donde tenías el archivo.

2.    Haz clic en el botón “Mostrar archivos eliminados”.

3.    Pincha sobre el archivo eliminado, que aparecerá en color gris.

4.    Selecciona la opción “Restaurar”.

Capacidad de almacenamiento

La versión gratuita sólo tiene 2 Gb de capacidad, pero te dan 250 mb más por completar el tutorial de inicio, y por cada amigo que invitéis y se registre os darán a los dos 500 Mb más.

Esta capacidad incluye las carpetas que te comparten otros usuarios, por eso es mejor dejar de compartir una carpeta, cuando ya no lo necesitemos, para poder liberar espacio.

Cualquier duda que tengáis sobre este tema, podéis dejarla en los comentarios y estaremos encantados de responderla.

¡Feliz verano!

Lo veo claro. Atención Plena

Para este fin de semana os queremos presentar, de manera muy básica, una técnica sobre la que se está estudiando mucho y consigue muchos efectos positivos especialmente en personas con enfermedades crónicas.
Nos puede ser de gran utilidad en nuestra vida diaria en general y en concreto en todo este proceso de elección de itinerario formativo y entrada en el mercado laboral:

ATENCIÓN PLENA. Meditación mindfulness.

La mayoría de definiciones sobre "atención plena" recogen dos aspectos. Calmar la mente y ver con claridad.

La necesidad de "calmar la mente" apunta a que habitualmente nuestra mente no se encuentra en un estado de serenidad, si no más bien de continuo diálogo interno. Los pensamientos se suceden continuamente y la mayoría de las veces sin orden aparente: "Mente Caviladora" lo llama el psicólogo Vicente Simó, y añade:

 El problema de esa “mente caviladora” es que, como fácilmente se comprende, no ayuda a resolver los problemas, sino que más bien los acentúa. La mente caviladora se preocupa excesivamente del pasado y del futuro y no se centra en lo que sucede en el momento presente. "Calmar la mente" supone abandonar la "mente caviladora" y pasar a una mente en el presente, estar atentos a lo que realmente sucede aquí y ahora. Y como consecuencia de este incremento de la atención, surge la posibilidad de "ver con claridad", comprender y ver la realidad mucho mejor, con todos los beneficios que ello conlleva.

 Pero dejemos la teoría y pasemos a la acción. Aunque la práctica de la meditación se basa en la atención sobre la respiración, la postura es un anclaje muy importante para empezar a practicar.

Os invito a realizar esta meditación dirigida sobre la postura, guiada por el psicólogo Ignasi Foyos. Y os animo a que dejéis comentarios sobre qué os ha parecido y si os gustaría seguir ahondado en el tema con más teoría y más audios para practicar.

Buena suerte y buenos días :)