Cómo compartir y guardar archivos online con Dropbox

Dropbox es un servicio de alojamiento de archivos, que permite a los usuarios almacenar y sincronizar archivos en línea entre ordenadores, y compartir archivos y carpetas con otros. Esto resulta muy útil en tu organización diaria, ya que te permite guardar tus archivos más importantes y tenerlos siempre disponibles en tu ordenador de casa, en el trabajo, en tu móvil, en tu tablet o en la web, donde podrás acceder desde cualquier dispositivo con acceso a Internet.

Por ejemplo, puedes tener guardado tu currículum en la carpeta de Dropbox, tu carta de presentación u otros documentos que necesites tener a mano y descargarlos, imprimirlos o compartirlos en cualquier momento que necesites. Además, Dropbox resulta muy útil para compartir archivos que pesan mucho y no se pueden adjuntar por correo electrónico.

Puedes ver aquí un vídeo explicativo de Dropbox.

Los archivos en la carpeta de Dropbox pueden ser compartidos con otras personas o acceder a ellos desde la página web de Dropbox. La cuenta "Basic" es gratuita y dispone de 2 Gb de almacenamiento.

Acceso a Dropbox

Crea una cuenta: http://db.tt/bAptm2Z. Utiliza este enlace y obtendrás 500 mb de almacenamiento adicional.

Descarga e instala Dropbox: Sigue el tutorial que te aparecerá al crear tu cuenta.

Organización

La carpeta Dropbox se instalará por defecto en tu carpeta de Documentos, pero puedes elegir una situación diferente al instalarlo. No debes cambiar la carpeta de sitio. Si quieres sacarla al escritorio, hay que hacer un acceso directo o el programa no encontrará la ruta.

También aparecerá un icono de Dropbox en tu barra de menú, junto al reloj del ordenador. En esta carpeta puedes incluir todos los archivos que quieras y acceder a ellos desde otros lugares.

Puedes instalarte Dropbox en tu casa y en tu trabajo, pero si quieres acceder a tu cuenta en otro ordenador puedes acceder a tu cuenta Dropbox en Internet (www.dropbox.com) sin necesidad de descargarte el programa.

Sincronizar archivos

No hay diferencia entre tu carpeta Dropbox y cualquier otra carpeta del sistema. Si queremos copiar uno o varios archivos basta con utilizar el “copiar-pegar” habitual.

Al guardar un documento en la carpeta Dropbox de tu ordenador es posible que tarde un poco en subirse para sincronizarse con el resto de dispositivos (dependerá del peso del archivo).

-     - Cuando el icono de la esquina del documento que subamos está en verde significa que ya se ha subido correctamente.

-  - Si está en azul significa que aún se está sincronizando.

 - Si está en rojo o sin icono, significa que no se han podido sincronizar los archivos. En el primer caso por culpa de un error y en el segundo, por falta de conexión a Internet.

Si tienes un archivo dentro de tu carpeta Dropbox y lo arrastras a otra carpeta de tu ordenador, se borrará de Dropbox (sería el equivalente a “cortar-pegar”). Por eso, es importante que tengas cuidado y utilices siempre “copiar-pegar”.

Compartir carpetas y archivos

Ahora que se trabaja mucho más online no sólo es importante poder acceder a ciertos documentos desde cualquier sitio sino poder compartirlos con otras personas.

-       Con usuarios de Dropbox: Puedes compartir cualquier carpeta de Dropbox y autorizar acceso a otros usuarios.

 Éste es el icono para representar una carpeta que está siendo compartida por varios usuarios.

-       Con cualquier persona: Puedes compartir cualquier documento con cualquier persona aunque no tenga Dropbox. Simplemente tienes que seleccionar el documento y elegir la opción “Compartir vínculo”, esto se traduce en un enlace, que quedará copiado en nuestro portapapeles y que puedes enviar por correo, redes sociales, publicar en tu web o lo que necesites. Cuando las personas hagan clic sobre el enlace accederán a tu contenido.

Compartir fotografías

En Dropbox hay una carpeta especial llamada “Photos”  donde puedes alojar a su vez otras carpetas con imágenes y fotos que quieres compartir y verlas en forma de galería.

Puedes compartir cada foto de forma individual, como hemos visto en el punto anterior, o seleccionar varias fotos y compartirlas a la vez. Puede ser por correo electrónico, redes sociales u obteniendo un enlace que podemos copiar donde queramos.

 

Historial de revisiones de un archivo

Esta funcionalidad es especialmente útil cuando varias personas están trabajando sobre archivos alojados en Dropbox. Desde la interfaz web de Dropbox puedes ver quién añadió ese archivo, quién lo modificó o quién y cuándo lo borró. Se accede a esta información seleccionando el documento, haciendo clic en el botón “Más” y después en “Versiones anteriores”.

Además, en la interfaz web hay un apartado llamado “Actividades” que actúa como monitor de actividad y te ofrece la cronología de todo lo sucedido en Dropbox desde el comienzo.

Si has eliminado un archivo dentro de Dropbox en los últimos 30 días, puedes recuperarlo a través de la interfaz web.

1.    Entra en la carpeta donde tenías el archivo.

2.    Haz clic en el botón “Mostrar archivos eliminados”.

3.    Pincha sobre el archivo eliminado, que aparecerá en color gris.

4.    Selecciona la opción “Restaurar”.

Capacidad de almacenamiento

La versión gratuita sólo tiene 2 Gb de capacidad, pero te dan 250 mb más por completar el tutorial de inicio, y por cada amigo que invitéis y se registre os darán a los dos 500 Mb más.

Esta capacidad incluye las carpetas que te comparten otros usuarios, por eso es mejor dejar de compartir una carpeta, cuando ya no lo necesitemos, para poder liberar espacio.

Cualquier duda que tengáis sobre este tema, podéis dejarla en los comentarios y estaremos encantados de responderla.

¡Feliz verano!